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校园观察:

做万人社区的 “贴心人”

发布日期: 2015-11-19    作者: 王忆希 吴颖    阅读:

 

编者按:2009年,福州大学学生社区委员会正式成立,承担了学生服务、权益维护、文化建设等功能。在普通人的印象里,社区委员会就像是学生社区的居委会,要集成处理很多琐碎的事务。它和其他的学生组织不一样,既要“吞”,即吸收全校学生的各种投诉和疑惑,也要“吐”,发布各类校园信息,当一个名副其实的“校园百事通”。所以,一个社委会的呼吸吐纳顺畅与否,关系到全校两万多学生的衣食住行,归乡返校。有困难找它、有投诉找它;迎新季找它、毕业季找它;正常上课时间找它、寒暑假留校还是找它;它就像是这个万人学生社区的“贴心人”,日常生活离不开它。

11月3日,福州大学纪念卢嘉锡诞辰100周年大会现场,人们总能看到一些穿着红白或蓝白马甲,背后印着福州大学社区委员会字样的学生在会场忙碌着,他们是大型校级活动的“常客”。每到这个时候,社委会的负责人江良煊就要担当起“总调度”的角色,从策划、筹备到实施,他带着社委会的工作团队商讨方案,和指导老师岳志强反复沟通,确保流程万无一失。
  十二年前,福州大学的办学主体搬迁到大学城,学生数量和学生社区容量有了较大规模提升,平均每年新入住学生数千人,社区总人数规模过万。传统的管理模式要投入大量的人力物力,才能保证学生社区的日常运转。但过多的管理人员导致管理效率低下,问题得不到及时解决,对社区的运转反而是负担。因此,由学生自主对生活区进行高效的管理势在必行。
  从参与活动到组织活动,江良煊在社委会工作的三年,看到了它的茁壮成长。作为全省首家以学生自我管理、自我服务、自我教育为宗旨的学生社区服务平台,福州大学学生社区委员会从2009年成立至今,迎来送往一批批“社区居民”,团队积累的经验日益成为他们成长的养分,他们为学生社区提供的服务也越来越多样化。

安心入住:迎接5000位社区新居民

每年9月初新生报到的时候,社委会就变成一个“超能”机构。“只要能走路的,这几天全部出动。”负责人江良煊说,“每年迎新都像 ‘打仗’ 一样,除了常规工作之外,车站迎接、转运行李、咨询引导、分发新生礼包……社委会的成员要循环往返在生活一区到五区的十几个迎新点,确保各个环节衔接顺畅”。这种“打仗”一样备战迎新的状态,是福州大学学生社区学生人数多,迎新工作量巨大的真实反映。
  今年9月7日一早,5000多名“小鲜肉”从四面八方来到福州大学,他们即将成为入住社区的新成员。从他们走出车站起,就可以看到穿着醒目迎新工作背心的社委会成员和各学院的迎新人员,引导新生和家长登上直通学校的大巴。“通过 ‘预报到’ 平台,我们提前掌握了新生到站、到校的人数,预约了35辆大巴在旗山校区和火车站之间循环运转,每车配备一名 ‘随车导游’ 向新生家长介绍学校的情况。”

江良煊所说的这个“预报到”平台,是福州大学学生处建立的网上“迎新管理系统”。高考录取结束以后,新生即可通过身份证号登录系统,填报个人信息,到了迎新现场核对身份证信息,就可以实现“无纸化”报到。福州大学学生处学生事务管理办公室负责人岳志强,同时也是社委会的指导老师,他牵头建立了这个“预报到”平台,对收集的数据了如指掌:“在网络系统预登记到校时间、交通工具、到达站点、陪同人数、军训服装尺寸等,学校就可以提前安排迎新工作人员、接站车辆、食堂就餐准备、军训服装分发等工作,留足了充裕时间,让我们把工作做在前面。”
  迎新大巴陆续抵达学校后,社委会的工作人员早已守在接车点,搬行李、指路、引导人车分流、把新生带向各学院报到地点。新生只需刷身份证读取预先填好的信息,现场签字确认,就可以完成报到。“通过互联网+迎新的模式,除了实时查看学生报到情况外,系统还可以给每一个登记联系方式的学生发送短信,确保信息即时传达。”岳志强说。
  每个办妥报到手续的新生都会领取到社委会精心制作的大礼包,移动的社委会logo,和穿梭在校园里的社委会红蓝两色背心,成为报到这天一道亮眼的风景。

便捷生活:从“七万张”到“一分钟”

顺利入住后,这些新生“居民”们就要快速融入大学新生活啦。社委会会开展新生咨询、安全教育、班长培训、易班APP交流会等系列活动,开展学用手机公平秤、定期进行宿舍检查、组织食品安全监督等活动,帮助新“居民”更加了解周边的生活环境。
  在社委会的众多服务项目中,医保报销是特别受欢迎的一个项目。社委会早在2012年9月就成立了全省首支医保专员队伍和社区信息化医保服务平台,为学子开启了医保报销的绿色通道。每名新生在入学报到的时候,就可通过刷二代身份证在1分钟之内参保。遇到住院、门诊、意外伤害的情况,只需按要求填好医保凭证,将医疗费用发票、费用清单上交至社委会的医保报销窗口即可。
  因为急性阑尾炎手术住院,机械学院2012级的林跃德花费了12000元的医疗费用,“我通过网络平台申请了医保报销,其中基本医保报销了大约6500元,补充医保又报销了40%,两次报销解决了90%以上的费用,大大减轻了支付压力。”
  今天如此便捷的报销流程,也是指导老师岳志强和社委会费了不少苦心建立起来的。以两万余人的学校为例,传统的纸质参保报销方式需要下发、上报六、七万张的纸质材料,加上冲洗照片、复印证件、核对材料、排队缴费等环节,耗时费力却仍可能出现信息遗漏、收错钱、收假钱等问题。
  在经历了三年繁杂的报销流程后,我校和福州市医保中心合作,开发了上述医保管理平台,实现了参保信息的网络对接,实现了学生参保从繁琐纸质到一键参保的飞跃。目前该系统已被推广至全福州高校使用,并且在省内其他地市亦有10余家高校使用。
  刘智锴是社委会的医保报销经办人员。自从加入社委会以来,他多次参加了医保专员培训,从一个不懂医学知识的外行,逐渐成为熟知医保知识、医疗知识、可以规范化操作报销流程的工作人员,他表示:“校内的申请流程已尽量简化,每一份提交上来的报销申请都会由医保专员在系统上进行审核,确认材料无缺漏及内容无误后再用“大学生报销医疗费用受理袋”装好,第一时间提交到相关部门受理,报销后钱款直接打至学生个人账户。”“不仅借助互联网的便捷,更重要的是避免人工核对上万条信息可能出现的疏漏,以及节约当事学生往返于服务中心、银行、医保中心办理手续的时间。”岳志强表示。
  在团队的努力下,2012年至2014年,社委会已为全校参保学生报销医保金额达300多万元。鉴于报销的方便性,即便是小额报销,学生也会及时提交,报销金额逐年增长。
  不仅是医保报销,在社委会服务中心,维权投诉、失物招领、车票代售等各个窗口都有明确桌牌标识,失物招领陈列柜里放着等待认领的各类卡证,旁边的荧光板清晰记录了上千件失物超过9成的认领数量。从2013年起,社委会整合了全校各个失物招领点,成为全校唯一的一个失物招领通道。目前,在各幢教学楼下都设立失物箱,捡到东西的同学仅需将失物置于箱内,工作人员会每天开箱整理汇总到9号楼服务中心。学生证、身份证类的物件目前可以做到在读卡器上一刷,即可向校内学生失主推送短信:“***同学,您的学生证/身份证因丢失已被放置在9号楼学生服务中心,请到服务中心领取”。
  2015年,社委会工作站成为福州客运西站在大学内设置的唯一售票点,无论是返乡车票还是同乡包车、班级出游,都可通过社委会联系闽运公司的规范车辆,避免了买票困难和黑车泛滥的风险。近期,社委会正在积极与火车站、铁路旅行社联系,将来有望在服务中心设置火车票自动取票机,让校内师生在出行前取好票,无需在火车站排着长队取票。“先做服务,再做管理,并在服务中融入教育理念。”这是指导老师岳志强的想法。“新成立的易班工作站与社委会配合,一边侧重社区教育与文化,一边侧重社区服务与管理,通过易班进行线上的信息收集整合,社委会进行线下的服务,想同学之所想,急同学之所急,让同学信任社委会,实现学生对社区自主而立体化的服务与管理,最后才是大学生思想政治教育,因为思想政治教育如同生活。”有了自身权益的保障,加上周到可靠的服务,福大生活区的“居民”们不仅仅能满足对生活质量的要求,更可以在这些保障之下追求大学社区生活的幸福感。

提升品质:给万人社区更多正能量

就像社委会 logo 的含义一样,左边是人形图样,右边是宿舍楼,楼之间围绕着的绿点代表着服务中心,既需要以人为本,也需要营造社区服务的文化氛围。
  到了期末,社委会在繁忙的考试月里发起的线上活动“早安福大”已经陪伴福大学子走过了两年时光。每天上午六点开始,只要向活动公众平台发送“早安”短信,排名前100的同学可获免费早餐,月度排名前30的同学还可获综合测评加分奖励。电气学院的陈国山以连续21 天刷进前 100 的成绩完胜一群吐槽“拼人品,拼网速”的同学。他说:“参与这次活动不完全是为了早餐。起初觉得很有趣,到后来早起就成了一种习惯。”该活动一经推出便广受欢迎,历经两年依然保持了很高的吸引力。“举办签到活动是为了培养同学们良好的学习生活习惯,特别是在期末这个时间节点上管理好作息,抓紧温书应考。”岳志强表示,“建立一个高效而有序的激励机制不仅是为了避免混乱,更是为了让参与其中的同学找到自身的定位和前进的动力,从规范的管理中对社区产生信任、认可和归属感。”
  今年4月,由社委会主办的福州大学首届宿舍文化节正式拉开序幕,其中“宿舍吉尼斯”活动引起师生和社会媒体的广泛关注。该活动借鉴世界吉尼斯的形式,通过层层筛选,评选出“最阅读”、“最绩点”、“最奖金”等一系列“最宿舍”奖项。岳志强认为,举办此类宿舍文化比赛是希望能在学校形成一种文化氛围,促进学风建设和宿舍文化交流。“经历高考之后来到大学,大部分学生对学业都处于放松状态。通过 ‘宿舍吉尼斯’ 选出好的示范,给学生树立学习的榜样。”眼下,第二届“宿舍吉尼斯”挑战赛已扩展到大学城7所高校联合进行,将来有望成为常态化的大学生挑战赛事。
  这些活动的成功举办,离不开社委会师生的共同努力。三年工作下来,江良煊很有感触:“在社委会工作,对成员自身的要求很高。由于服务人群是全校学生,个人的一点失误都会造成很大的影响,所以特别需要严上加严,精益求精。但是从另一方面来说,能来到社委会工作的成员,一定是希望自己的付出能够对别人产生帮助的,这是 ‘服务’ 的含义。”
  无论面对褒奖或压力,这都是一个学生组织在成长中必须经历的过程。逐渐完善的服务功能,引领成员的服务理念,就像它渐渐丰满的羽翼,带动着逾万人的福大生活区有序运转,让社委会成为了这个万人社区的“贴心人”。
  (学生记者陈燕对此文亦有贡献)